Ipprepara fatturi tar-roti u data tal-kontabilità għal verifika ta’ kartell

Ibda b’inventarju neutral

Fis-seħħ tibda b’ħarsa ġenerali ta’ liema dokumenti hemm fil-kumpanija u fejn jinsabu. Fatturi tax-xiri jistgħu jkunu utli bħal fatturi individwali u kumulattivi jew listi tal-fornituri. Anke dokumenti mill-kontabilità jew mill-konsulent tat-taxxa jistgħu joffru aċċess inizjali.

Għall-ewwel aċċettazzjoni huwa biżżejjed li tipprepara l-materjal ordnat. M’huwiex meħtieġ li tiddeċiedi minnufih liema pożizzjonijiet jistgħu jkunu rilevanti legali.

• Irreġistra folders ta’ fatturi, arkivji diġitali u dokumenti tal-fornituri.
• Immarka fatturi individwali u fatturi kumulattivi bħala tipi differenti ta’ evidenza.
• Iżomm id-dokumenti oriġinali u ma tbiddilhomx b’kopji operattivi imħassar.

Uża esportazzjonijiet mill-kontabilità bħala għodda tax-xogħol

Esportazzjoni CSV jew Excel tista’ tissimplifika ħafna l-proċess. Hija toffri bażi tax-xogħol, iżda ma tissostitwixxix neċessarjament id-dokument relatat. Jekk esportazzjoni ma tinkludix kollox, tista’ tiġi kompluta b’fatturi jew listi tal-fornituri.

Huwa importanti li d-depożitu jkun segwibbli: ħalli l-fajl sors waqt li tiddokumenta t-tibdil f’verżjoni distinta tax-xogħol. Fil-każ ta’ dokumenti diġitali tista’ tikkommetti wkoll minn liema sistema jew arkivju ġew. Dan jnaqqas mistoqsijiet u jipprevjeni li l-istess informazzjoni tidher aktar tard minn postijiet differenti bħala rekord ġdid.

• Ħażna tal-fajl tal-esportazzjoni bl-indikazzjoni tal-provenjenza u l-istadju tal-abruf.
• Rabta bejn il-fatturi u l-esportazzjoni permezz ta’ referenza ta’ evidenza.
• Indika esplicitament informazzjoni ppakkjata bħala suppliment.

Stabbilixxi struttura tabellari prattika

Tabella toffri veduta uniformi fuq proċeduri ta’ akkwist. Rakkomandazzjoni organizzattiva hija li jkollok kolonni għal fornitur, numru tal-fattura, data tal-fattura, test tal-oġġett, tip tar-rota, kwantità, ammont nett u munita. Skont id-dejta tista’ żżid referenza għall-evidenza.

Mhux kolonna trid tkun kompluta minnufih. L-essenzjali huwa li informazzjoni mhux ċara jew nieqsa tkun viżibbli u tista’ tiġi segwita aktar tard.

• Uża ringiela għal kull post tal-fattura jew pożizzjoni kumulattiva delimitata b’mod segwibbli.
• Agħżel format uniformi għal data, kwantitajiet u munita.
• Immarka kampijiet miftuħa b’status ċar minflok billi tagħmel stima.

Assenja b’mod ċar kumpanija u akkwist

F’kumpaniji b’diversi entitajiet, impjanti jew partijiet tal-park, assenjazzjoni ċara tal-kumpanija tgħin tara liema unità rċeviet il-fattura u għal liema center tal-kostijiet jew sezzjoni kien assenjat il-post.

L-assenjazzjoni hija għodda ta’ dokumentazzjoni. Ma tagħti l-ebda indikazzjoni dwar kif il-proċedura għandha tiġi valutata legali.

• Żomm rekord tad-destinatarju tal-fattura u s-socjetà korrispondenti separati.
• Innota b’mod trasparenti postijiet ta’ fornitura jew ta’ użu differenti.
• Ukoll uri meta xogħol ċentrali jew ordnijiet decentralizzati kienu involuti.

Żomm viżibbli l-vojtijiet, krediti u doppja reġistrazzjoni

M’għandhomx jiġu sostitwiti nuqqasijiet b’assunzzjonijiet. Nota dwar il-vojta, riferenza tal-fattura u post possibbli fejn tinsab hija biżżejjed għall-iskopju sussegwenti. Krediti għandhom jiġu reġistrati separatament sabiex l-ammonti ma jitbiddlux.

Biex tevita doppja tal-kalkolu, il-kontroll tal-numru tal-fattura, fornitur, data, ammont u referenza tal-evidenza huwa utli. Dubletti suspettużi jiġu immarkati, mhux imneħħija mingħajr kumment.

• Ġib lista ta’ punti miftuħa għal dokumenti nieqsa.
• Innota krediti relatati mal-fattura inizjali.
• Iċċekkja possibbli doppji qabel ma tagħmel sommi.

Ippersonalizza l-ewwel aċċettazzjoni u rwoli oħra

L-ewwel aċċettazzjoni hija għall-ġbir u kontroll tal-kompletitudni tad-dokumenti. Point Zero Legal jappoġġja din l-istruttura tal-preparazzjoni iżda ma jipprovdi l-ebda parir legali. Il-valutazzjoni legali ta’ każ speċifiku tibqa’ prerogattiva tal-kopru legali mħatjar.

Fasciklu tax-xogħol sħiħ b’sorsi ċari, punti miftuħa u oriġinali mqiegħda jagħti bażi affidabbli għall-passi li jmiss. Dan ma jfissirx xi stqarrija dwar l-eżistenza, l-ammont jew l-eżekuttabbiltà ta’ pretensjonijiet possibbli.

• Ipprovdi fajl tax-xogħol, oriġinali u lista ta’ punti miftuħa flimkien.
• Immarka separatament proċeduri diġà inawgurat jew irrappurtat.
• Lesti mistoqsijiet legali biex jiġu vvalutati biss fil-każ konkret.

Mistoqsijiet frekwenti dwar il-ġbir tad-data