Preparare fatture degli pneumatici e dati contabili per una verifica antitrust

Iniziare con un inventario neutrale

All'inizio va fatta una panoramica su quali documenti sono presenti in azienda e dove si trovano. Le prove d'acquisto possono essere utili quanto fatture singole o cumulative o elenchi fornitori. Anche documenti contabili o del commercialista possono offrire un primo accesso.

Per la prima raccolta è sufficiente predisporre il materiale in modo ordinato. Non è necessario decidere già quali voci potrebbero essere rilevanti giuridicamente.

• Rilevare cartelle fatture esistenti, archivi digitali e documenti fornitori.
• Distinguere tra fatture singole e fatture cumulative come tipi di documento diversi.
• Conservare i documenti originali e non sostituirli con copie di lavoro rielaborate.

Usare esportazioni contabili come supporto di lavoro

Un'esportazione in CSV o Excel può semplificare notevolmente l'analisi. Serve da base di lavoro, ma non sostituisce necessariamente la prova associata. Se un'esportazione non contiene tutte le informazioni, può essere integrata con fatture o elenchi fornitori.

È importante un'archiviazione comprensibile: il file sorgente dovrebbe essere conservato, mentre le integrazioni vanno documentate in una versione di lavoro separata. Per i documenti digitali si può inoltre indicare da quale sistema o archivio provengono. Questo facilita le richieste di chiarimento e impedisce che la stessa informazione venga successivamente considerata come nuovo elemento proveniente da archivi diversi.

• Conservare il file di esportazione con indicazione della provenienza e della data di estrazione.
• Collegare le fatture a un riferimento nei dati esportati.
• Contrassegnare come integrazioni le informazioni aggiunte.

Stabilire una struttura tabellare pratica

Una tabella crea una visione unificata delle operazioni di approvvigionamento. Come raccomandazione organizzativa sono utili colonne per fornitore, numero fattura, data fattura, testo articolo, tipo di pneumatico, quantità, importo netto e valuta. A seconda dei dati disponibili si può aggiungere un riferimento al documento.

Non è necessario che ogni colonna sia immediatamente completa. Ciò che conta è che le informazioni non chiare o mancanti restino visibili e possano essere ricercate successivamente.

• Usare una riga per ogni posizione di fattura o per voci cumulative chiaramente delimitate.
• Scegliere formati uniformi per date, quantità e valute.
• Contrassegnare i campi aperti con uno stato chiaro invece di inserire stime.

Assegnare chiaramente impresa e approvvigionamento

In caso di più società, stabilimenti o reparti della flotta aiuta un'assegnazione aziendale univoca. Questo rende comprensibile quale unità ha ricevuto una fattura e a quale centro di costo o area operativa è attribuito il movimento.

L'assegnazione è un aiuto documentale. Non esprime alcuna valutazione su come un'operazione debba essere giudicata giuridicamente.

• Annotare separatamente il destinatario della fattura e la società di appartenenza.
• Registrare in modo comprensibile eventuali aree di consegna o di impiego divergenti.
• Rendere evidente la centralizzazione o la decentralizzazione degli approvvigionamenti.

Mantenere visibili lacune, note di credito e doppie registrazioni

I documenti mancanti non devono essere sostituiti da supposizioni. Un'indicazione sulla lacuna, il riferimento della fattura esistente e un possibile luogo di reperimento sono sufficienti per la successiva chiarificazione. Anche le note di credito vanno registrate separatamente affinché gli importi non risultino alterati.

Per evitare doppie registrazioni conviene confrontare numero fattura, fornitore, data, importo e riferimento. Le possibili duplicazioni vengono contrassegnate e non cancellate senza commento.

• Mantenere una lista dei punti aperti per i documenti mancanti.
• Annotare le note di credito in riferimento alla fattura originaria.
• Verificare le potenziali doppie registrazioni prima di effettuare totalizzazioni.

Separare prima raccolta e ruoli successivi

La prima raccolta serve alla compilazione e al controllo di completezza dei documenti. Point Zero Legal supporta in questa preparazione strutturata e non fornisce consulenza legale. La valutazione legale di un caso concreto è riservata allo studio legale incaricato.

Un fascicolo di lavoro completo con fonti chiare, punti aperti e documenti originali conservati crea una base solida per i passaggi successivi. Ciò non implica affermazioni sull'esistenza, sull'entità o sull'esigibilità di eventuali pretese.

• Consegnare insieme file di lavoro, documenti originali e punti aperti.
• Segnalare separatamente i procedimenti già in corso o le istanze presentate.
• Far valutare le questioni legali solo sulla base del caso concreto.

Domande frequenti sulla raccolta dati