Rengaslaskujen ja kirjanpitotietojen valmistelu kartellioikeudellista tarkastusta varten

Aloita neutraalilla inventaariolla

Aluksi laadi yleiskuva siitä, mitä asiakirjoja yrityksessä on ja missä ne sijaitsevat. Ostotositteet voivat olla yhtä hyödyllisiä kuin yksittäis- ja koontilaskut tai toimittajaluettelot. Myös kirjanpidon tai tilitoimiston asiakirjat voivat tarjota ensimmäisen pääsyn tietoihin.

Ensivastaanottoa varten riittää, että aineisto on järjestetty valmiiksi. Ei ole tarpeen päättää jo tässä vaiheessa, mitkä kohdat voisivat olla oikeudellisesti merkityksellisiä.

• Kartoitus olemassa olevista laskukansioista, digitaalisista tositelaatikoista ja toimittajamateriaaleista.
• Merkitse yksittäiset tositteet ja koontilaskut eri tositetypeiksi.
• Säilytä alkuperäiset tositteet äläkä korvaa niitä puhdistetuilla työnkopioilla.

Hyödynnä kirjanpidon vientiä työkaluna

CSV- tai Excel-vienti voi merkittävästi helpottaa läpikäyntiä. Se toimii työperustana, mutta ei välttämättä korvaa siihen liittyvää todisdetta. Jos vienti ei sisällä kaikkia tietoja, sitä voidaan täydentää laskuilla tai toimittajaluetteloilla.

Tärkeää on jäljitettävä säilytys: lähdetiedosto tulee säilyttää, kun taas täydentävät tiedot dokumentoitaisiin erillisessä työversiossa. Digitaalisten tositteiden osalta voidaan lisäksi merkitä, mistä järjestelmästä tai arkistosta ne on haettu. Tämä helpottaa tarkentavia kysymyksiä ja estää saman tiedon myöhemmän esiintymisen eri arkistoissa uutena tapahtumana.

• Tallenna vientitiedosto alkuperän ja vientiajankohdan kanssa.
• Linkitä laskut tositereferenssilla vientiin.
• Merkitse täydentävät tiedot erikseen täydentävinä merkintöinä.

Määritelkää käytännöllinen taulukkorakenne

Taulukko luo yhtenäisen näkymän hankintatapahtumiin. Organisatorisena suosituksena voi olla sarakkeet toimittaja, laskunumero, laskun päiväys, artikkelikuvaus, rengastyyppi, määrä, nettopohja ja valuutta. Aineiston mukaan voidaan lisätä myös tositereferenssi.

Ei ole välttämätöntä, että jokainen sarake on heti täysi. Oleellista on, että epäselvät tai puuttuvat tiedot jäävät näkyviksi ja niitä voidaan myöhemmin täydentää kohdennetusti.

• Käytä yhtä riviä per laskun eräkohta tai jäsennelty koontierä.
• Valitse yhtenäiset päivämäärä-, määrä- ja valuuttamuodot.
• Täytä avoimet kentät selkeällä statuksella äläkä arvioi niitä.

Kohdista yritys ja hankinta selkeästi

Usean yhtiön, toimipaikan tai kalustoalueen kohdalla auttaa yksiselitteinen yrityskohdistus. Se tekee jäljitettäväksi, mikä yksikkö on laskun vastaanottaja ja mille kustannuspaikalle tai alueelle tapahtuma on kohdistettu.

Kohdistus on dokumentointiapuväline. Se ei tee lausuntoa siitä, miten tapahtumaa tulee oikeudellisesti arvioida.

• Kirjaa laskun vastaanottaja ja siihen liittyvä yhtiö erikseen.
• Merkitse poikkeavat toimitus- tai käyttöalueet selkeästi.
• Tee erotus keskitetyn hankinnan ja hajautettujen tilausten välillä näkyväksi.

Pidä aukot, hyvitykset ja kaksoiskirjaukset näkyvillä

Puuttavia tositteita ei tule korvata oletuksilla. Viittaus aukkoon, olemassa olevaan laskureferenssiin ja mahdolliseen sijaintiin riittää jatkokyselyjä varten. Hyvitykset tulisi kirjata erikseen, jotta summat eivät vääristy.

Kaksoislaskentojen välttämiseksi kannattaa verrata laskunumeroa, toimittajaa, päivää, summaa ja tositereferenssiä. Epäillyt kaksoiskappaleet merkitään, eivät poisteta ilman kommentteja.

• Pidä avoimia puuttuvien tositteiden listaa.
• Merkitse hyvitykset, joilla on viittaus alkuperäislaskuun.
• Tarkista mahdolliset kaksoiskappaleet ennen summien laskemista.

Erottele ensivastaanotto ja muut roolit

Ensivastaanotto palvelee asiakirjojen kokoamista ja täydellisyyden tarkastusta. Point Zero Legal tukee tätä jäsenneltyä valmistelua eikä tarjoa oikeudellista neuvontaa. Konkreettisen tapauksen oikeudellinen arviointi kuuluu toimeksiannon saaneelle asianajotoimistolle.

Täydellinen työarkisto, jossa on selkeät lähteet, avoimet kohdat ja vastaanotetut alkuperäistositteet, luo luotettavan perustan seuraaville vaiheille. Tällä ei kuitenkaan tehdä lausuntoja mahdollisten vaateiden olemassaolosta, suuruudesta tai täytäntöönpantavuudesta.

• Luovuta työversio, alkuperäistositteet ja avoimet kohdat yhdessä.
• Merkitse erikseen jo käynnissä olevat tai ilmoitetut prosessit.
• Anna oikeudelliset kysymykset arvioitavaksi vasta konkreettisen tapauksen perusteella.

Usein kysytyt kysymykset aineiston keruusta