Preparar facturas de neumáticos y datos contables para una revisión en materia de cártel

Comenzar con un inventario neutral

Al principio está un resumen de qué documentos existen en la empresa y dónde se encuentran. Los justificantes de compra pueden ser tan útiles como facturas individuales y agrupadas o listados de proveedores. También los documentos de la contabilidad o del asesor fiscal pueden ofrecer un primer acceso.

Para la recepción inicial basta con poner los materiales ordenados a disposición. No es necesario decidir ya qué partidas podrían ser relevantes jurídicamente.

• Registrar carpetas de facturas disponibles, archivos digitales de justificantes y documentación de proveedores.
• Distinguir facturas individuales y facturas agrupadas como tipos de justificantes diferentes.
• Conservar los justificantes originales y no sustituirlos por copias de trabajo depuradas.

Usar exportaciones contables como ayuda de trabajo

Una exportación CSV o Excel puede simplificar mucho la revisión. Sirve como base de trabajo, pero no sustituye necesariamente el justificante correspondiente. Si una exportación no contiene todos los datos, se puede complementar con facturas o listados de proveedores.

Es importante un archivo comprensible: el archivo fuente debe conservarse, mientras que las adiciones se documentan en una versión de trabajo separada. En el caso de justificantes digitales también puede indicarse de qué sistema o archivo proceden. Esto facilita las consultas y evita que la misma información aparezca después como un nuevo expediente al proceder de archivos distintos.

• Archivar la exportación con origen y fecha de extracción.
• Vincular facturas mediante una referencia con la exportación.
• Marcar como añadidos los datos complementarios.

Definir una estructura de tabla práctica

Una tabla ofrece una vista uniforme de las adquisiciones. Como recomendación organizativa conviene incluir columnas para proveedor, número de factura, fecha de factura, texto del artículo, tipo de neumático, cantidad, importe neto y moneda. Según los datos disponibles, puede añadirse una referencia al justificante.

No es necesario que cada columna esté completa de inmediato. Lo decisivo es que los datos poco claros o faltantes queden identificables y puedan completarse posteriormente.

• Usar una fila por partida de factura o por partida agrupada claramente delimitada.
• Elegir formatos uniformes para fechas, cantidades y monedas.
• Rellenar los campos pendientes con un estado claro en lugar de valores estimados.

Asignar empresa y adquisición de forma clara

Con varias sociedades, establecimientos o áreas de flota ayuda una asignación empresarial inequívoca. Hace comprensible qué unidad recibió una factura y a qué centro de coste o área corresponde la operación.

La asignación es una ayuda documental. No dice nada sobre cómo debería valorarse jurídicamente la operación.

• Registrar separadamente el destinatario de la factura y la sociedad correspondiente.
• Anotar de forma comprensible las áreas de entrega o de uso que difieran.
• Hacer visible la compra centralizada y los pedidos descentralizados.

Mantener visibles las lagunas, abonos y duplicados

Los documentos faltantes no deben sustituirse por suposiciones. Una indicación sobre la laguna, la referencia de factura existente y un posible lugar donde buscar son suficientes para la clarificación posterior. Los abonos también deben registrarse por separado para evitar distorsionar los importes.

Para evitar contabilizaciones dobles conviene cotejar número de factura, proveedor, fecha, importe y referencia del justificante. Los duplicados sospechosos se marcan, no se borran sin comentario.

• Llevar una lista de puntos pendientes con los justificantes ausentes.
• Registrar los abonos con la referencia a la factura original.
• Comprobar posibles duplicados antes de realizar sumas.

Separar la recepción inicial y las funciones posteriores

La recepción inicial sirve para la recopilación y el control de integridad de los documentos. Point Zero Legal apoya en esta preparación estructurada y no presta asesoramiento jurídico. La valoración jurídica de un caso concreto corresponde al despacho encargado.

Un expediente de trabajo completo con fuentes claras, puntos pendientes y justificantes originales recibidos crea una base fiable para los pasos posteriores. No se asocian con ello afirmaciones sobre la existencia, el importe o la exigibilidad de posibles reclamaciones.

• Entregar archivo de trabajo, justificantes originales y puntos pendientes conjuntamente.
• Marcar por separado los procedimientos ya iniciados o notificados.
• Dejar la clasificación jurídica de las cuestiones para la valoración del caso concreto.

Preguntas frecuentes sobre la recogida de datos