Připravit faktury za pneumatiky a účetní data pro kartelové právní přezkumy

Začněte neutrálním zjištěním stavu

Na počátku stojí přehled toho, jaké podklady ve společnosti existují a kde jsou uloženy. Nákupní doklady mohou být stejně užitečné jako jednotlivé a souhrnné faktury nebo přehledy dodavatelů. Užitek mohou poskytnout také dokumenty z účetnictví nebo od daňového poradce.

Pro první záznam stačí připravit materiály v uspořádané podobě. Není nutné již rozhodovat, která položka může mít právní význam.

• Zaznamenat dostupné pořadače faktur, digitální archivy dokladů a podklady dodavatelů.
• Rozlišit jednotlivé doklady a souhrnné faktury jako různé typy dokladů.
• Uchovávat originální doklady a ne nahrazovat je upravenými pracovními kopiemi.

Využijte vývozy z účetnictví jako pracovní pomůcku

Export do CSV nebo Excelu může prohlídku výrazně usnadnit. Slouží jako pracovní základ, ale nemusí vždy nahradit související doklad. Pokud export neobsahuje všechny údaje, lze jej doplnit fakturami nebo přehledy dodavatelů.

Důležité je průkazné uložení: zdrojový soubor by měl zůstat zachován, zatímco doplňky se zaznamenají v samostatné pracovní verzi. U digitálních dokladů lze navíc uvést, z jakého systému nebo archivu pocházejí. To usnadní dotazy a zabrání tomu, že stejná informace bude později z různých úložišť považována za nový případ.

• Uložit exportní soubor s informací o původu a datu exportu.
• Propojit faktury pomocí referencí dokladů s exportem.
• Zřetelně označit doplněné údaje jako doplnění.

Stanovte praktickou tabulkovou strukturu

Tabulka vytvoří jednotný pohled na nákupní události. Jako organizační doporučení se hodí sloupce pro dodavatele, číslo faktury, datum faktury, text položky, typ pneumatiky, množství, částku bez DPH a měnu. Podle dostupných údajů lze doplnit referenci dokladu.

Ne každý sloupec musí být hned plně vyplněný. Rozhodující je, aby nejasné nebo chybějící údaje zůstaly rozpoznatelné a bylo je možné je později cíleně doplnit.

• Používat řádek na jednu fakturovanou položku nebo jasně vymezenou souhrnnou položku.
• Volit jednotné formáty pro datum, množství a měnu.
• Otevřená pole označit jasným statusem místo odhadů.

Přiřazení společnosti a nákupu přehledně

Při více společnostech, provozovnách nebo odděleních vozového parku pomůže jednoznačné přiřazení podle podniku. To činí dohledatelné, která právnická osoba fakturu obdržela a k jaké nákladové složce nebo oblasti byl případ přiřazen.

Přiřazení je dokumentační pomocí. Nevypovídá o tom, jak bude případ právně hodnocen.

• Uchovávat informaci o příjemci faktury a příslušné společnosti.
• Zaznamenat odlišná místa dodání nebo oblasti nasazení.
• Učitelně rozlišit centrální nákup a decentralizované objednávky.

Zviditelnit mezery, dobropisy a duplicitní záznamy

Chybějící doklady by neměly být nahrazeny domněnkami. Poznámka o mezeře, referenci existující faktury a možném místě nálezu postačuje pro další vyjasnění. Dobropisy by měly být vedeny odděleně, aby částky nebyly zkresleny.

Aby se předešlo duplicitám, vyplatí se porovnávat čísla faktur, dodavatele, datum, částku a referenci dokladu. Podezřelé duplicity se označí, ne odstraní bez komentáře.

• Vést seznam otevřených položek pro chybějící doklady.
• Uvádět dobropisy s vazbou na původní fakturu.
• Před vytvořením součtů zkontrolovat možné duplicity.

Oddělit první příjem a další role

První příjem slouží ke shromáždění a kontrole úplnosti podkladů. Point Zero Legal pomáhá při této strukturované přípravě a neposkytuje právní poradenství. Právní posouzení konkrétního případu náleží pověřené advokátní kanceláři.

Úplná pracovní spis s jasnými zdroji, otevřenými body a obdrženými originály vytváří spolehlivý základ pro další kroky. S tím nejsou spojeny žádné závěry o existenci, výši nebo vymáhatelnosti možných nároků.

• Společně předat pracovní soubor, originální doklady a otevřené body.
• Samostatně označit již běžící nebo přihlášené případy.
• Právní otázky nechat posoudit až na základě konkrétního případu.

Často kladené otázky k pořizování dat