Vad är syftet med sammanställningen?
Handlingarna ska göra det möjligt att följa de betalda mautkostnaderna över den betraktade perioden. De underlättar en strukturerad första inventering. Det avgörande är inte en så stor mängd osammanhängande filer som möjligt, utan en spårbar ordning.
Bestäm därför från början vilket bolag, vilket mautkonto och vilka fordon som hör till en avräkning. Vid flera företag eller en företagsgrupp är en kort förteckning särskilt hjälpsam.
Säkra original-mautavräkningar och portalddata
Kärnan utgörs av de ursprungliga månadsavräkningarna från respektive mautleverantör. Lämpliga är PDF-avräkningar eller dataexporter från portalen. Enbart tank- eller kreditkortsöversikter kan vara otillräckliga för granskningen.
Ladda ner befintliga dokument och exporter helst direkt från portalen och förvara dem ordnat. Äldre handlingar finns inte alltid tillgängliga där obegränsat. En enhetlig filnamngivning, till exempel efter månad och mautkonto, är en praktisk organisatorisk hjälp.
Tilldela företag, koncern och fordon tydligt
Tilldela varje handling till rätt bolag. Om centrala enheter fakturerar för flera bolag bör det framgå vilka mautkonton och fordon som tillhör vilken enhet. Detta gäller även vid förändringar i företags- eller koncernstrukturen.
En medföljande översikt med bolag, mautkonto och fordonstillhörighet är hjälpsam. Den behöver inte innehålla juridisk bedömning; den ska enbart dokumentera den operativa tilldelningen på ett tydligt sätt.
Få med hela granskningsperioden
Samla handlingar för hela den aktuella perioden så fullständigt som möjligt. Jämför månadsavräkningarna du har med en egen månadslista. Så blir saknade månader, byten av konton eller ovanliga luckor synliga tidigt.
Betalningsbevis och årsöversikter kan komplettera handlingarna. De ersätter dock inte original-mautavräkningarna. Anteckna för varje saknat dokument om det fortfarande kan hämtas från portalen, en intern arkivering eller genom förfrågan hos leverantören.
När handlingar saknas
Saknade handlingar bör inte döljas. Markera luckor öppet och ange vilken avräkning, vilken period eller vilken tilldelning som fortfarande är oklar. Det möjliggör en realistisk bedömning av vilka handlingar som kan begäras in eller kompletteras.
Befintliga uppgifter om redan engagerade leverantörer eller förhandsanmälna anspråk bör också ingå i den första inventeringen. Ange i så fall avtalet och den aktuella statusen. En förhandsanmälan bekräftar varken att ett anspråk finns eller att det kan genomdrivas.
Dataförberedelse och tydliga roller
Mautöversikten i datarummet erbjuder en enhetlig arbetsgrund för företags- och fordonsdata. Den redigerbara Excel-mallen finns i original på tyska. Point Zero Legal stödjer första mottagning, sammanställning och fullständighetsgranskning av handlingarna.
Den juridiska granskningen, beräkningen och förföljandet av eventuella anspråk sker av den avtalade advokatbyrån Martin Pfnür. Octagon Capital granskar en möjlig finansiering; först efter godkännande täcker de avtalade processkostnaderna och processkostnadsrisken. Point Zero Legal är ingen advokatbyrå och tillhandahåller ingen juridisk rådgivning.
Checklista för den första handlingmappen
- Original-månadsavräkningar från mautleverantören som PDF eller dataexport
- Portalexporter samt en översikt över befintliga och saknade månader
- Tilldelning av bolag, koncern, mautkonto och fordon
- ifyllt maut-upplägg med företags- och fordonsdata från datarummet
- Befintliga betalningsbevis, årsöversikter samt uppgifter om redan engagerade leverantörer eller förhandsanmälningar
Vanliga frågor om underlagsbasen
Vilka handlingar är särskilt viktiga för starten?
Viktiga är original-månadsavräkningar, helst som PDF eller dataexport från respektive mautleverantörs portal. Kompletterande hjälper en ifylld Excel-mall samt tilldelning per bolag, mautkonto och fordon. Betalningsbevis och årsöversikter kan komplettera.
Vad gör jag om enstaka avräkningar saknas?
Dokumentera luckan och spara befintliga handlingar. Kontrollera som nästa organisatoriska steg om den saknade verifikationen kan hämtas i portalen eller i intern arkivering. För den första inventeringen bör luckan anges öppet; vilken betydelse den har i det enskilda fallet bedömer den uppdragna advokatbyrån.
Vem granskar handlingar, juridik och finansiering?
Point Zero Legal tar hand om första mottagning, sammanställning och fullständighetskontroll. Octagon Capital bedömer finansieringen och tar efter godkännande över de avtalade processkostnaderna och processkostnadsrisken. Den uppdragna advokatbyrån Martin Pfnür utför den juridiska granskningen, beräkningen och förföljandet av möjliga anspråk.
Vägtull för lastbilar från 2023
Mautredovisningar, avräkningar och portalddata: Så förbereder du handlingarna för en första mautriskgranskning och markerar öppna punkter.
Vägtull för lastbilar från 2023Förbered handlingar för en första granskningDokumentområde · PDF