A cosa serve la raccolta?
I documenti devono rendere comprensibile l'onere del pedaggio sostenuto nel periodo considerato. Facilitano la registrazione iniziale organizzata. Non è decisiva la quantità massima di file non collegati, ma un ordine comprensibile.
Pertanto, stabilite sin dall'inizio a quale società, a quale conto pedaggio e a quali veicoli appartiene una fatturazione. In caso di più imprese o di un gruppo aziendale, una breve lista di assegnazione è particolarmente utile.
Conservare le fatture originali del pedaggio e i dati del portale
Il nucleo sono le fatture mensili originali del rispettivo fornitore del servizio pedaggio. Sono adatti PDF delle fatture o esportazioni di dati dal portale. Semplici riepiloghi di carburante o carte di credito possono essere insufficienti per la verifica.
Scaricate i documenti e le esportazioni disponibili direttamente dal portale e conservateli ordinatamente. I documenti più vecchi potrebbero non essere disponibili indefinitamente. Una nomenclatura uniforme dei file, ad esempio per mese e conto pedaggio, è un aiuto organizzativo pratico.
Assegnare chiaramente impresa, gruppo e veicoli
Assegnate ogni documento alla società corretta. Se centri centrali fatturano per più società, deve risultare chiaramente a quale conto pedaggio e a quali veicoli appartiene ogni unità. Questo vale anche per modifiche nella struttura aziendale o del gruppo.
È utile una panoramica accompagnatoria con società, conto pedaggio e riferimento al veicolo. Non deve contenere una valutazione legale; serve solo a documentare in modo comprensibile l'assegnazione operativa.
Rappresentare completamente il periodo di verifica
Raccogliete i documenti per l'intero periodo da esaminare il più possibile senza lacune. Confrontate le fatture mensili disponibili con una vostra lista mensile. In questo modo emergono subito mesi mancanti, cambi conto o lacune anomale.
Prove di pagamento e riepiloghi annuali possono integrare i documenti. Tuttavia non sostituiscono le fatture originali del pedaggio. Annotate per ogni documento mancante se è ancora possibile scaricarlo dal portale, reperirlo nell'archivio interno o richiederlo al fornitore.
Se mancano documenti
I documenti mancanti non devono essere taciuti. Segnalate apertamente le lacune e indicate quale fattura, quale periodo o quale assegnazione è ancora da chiarire. Ciò consente una valutazione realistica di quali documenti possono essere recuperati o integrati.
Anche le informazioni esistenti su fornitori già incaricati o su pretese preliminarmente segnalate vanno inserite nella prima raccolta. Indicate il contratto e lo stato attuale. Una segnalazione preliminare non conferma né l'esistenza né l'esigibilità di un diritto.
Preparazione dei dati e ruoli chiari
La tabella del pedaggio nello spazio dati offre una base di lavoro unificata per i dati aziendali e della flotta. Il modello Excel modificabile è disponibile nella versione originale in tedesco. Point Zero Legal supporta nella prima raccolta, nella compilazione e nel controllo di completezza dei documenti.
La verifica giuridica, il calcolo e l'azione per eventuali pretese sono effettuati dallo studio legale incaricato Kanzlei Martin Pfnür. Octagon Capital esamina un possibile finanziamento; solo dopo l'approvazione si assume i costi processuali coperti contrattualmente e il rischio dei costi del procedimento. Point Zero Legal non è uno studio legale e non fornisce consulenza legale.
Lista di controllo per la prima cartella documentale
- Fatture mensili originali del fornitore del servizio pedaggio in formato PDF o esportazione dati
- Esportazioni dal portale e panoramica dei mesi disponibili e mancanti
- Assegnazione di società, gruppo aziendale, conto pedaggio e veicoli
- Tabella del pedaggio compilata con dati aziendali e della flotta dallo spazio dati
- Prove di pagamento disponibili, riepiloghi annuali e informazioni su fornitori già incaricati o segnalazioni preliminari
Domande frequenti sulla base documentale
Quali documenti sono particolarmente importanti all'inizio?
Importanti sono le fatture mensili originali, preferibilmente in PDF o come esportazione dal portale del rispettivo fornitore del servizio pedaggio. In aggiunta sono utili un modello Excel compilato e l'assegnazione per società, conto pedaggio e veicolo. Prove di pagamento e riepiloghi annuali possono integrare.
Cosa fare se mancano singole fatture?
Documentate la lacuna e conservate i documenti disponibili. Come passo organizzativo successivo verificate se la fattura mancante è reperibile nel portale o nell'archivio interno. Per la registrazione iniziale la lacuna va indicata apertamente; sul rilievo specifico deciderà lo studio legale incaricato.
Chi verifica documenti, aspetti legali e finanziamento?
Point Zero Legal si occupa della prima raccolta, della compilazione e del controllo di completezza. Octagon Capital valuta il finanziamento e, dopo approvazione, si assume i costi processuali contrattualmente coperti e il rischio dei costi del procedimento. Lo studio legale incaricato Kanzlei Martin Pfnür effettua la verifica legale, il calcolo e l'azione per eventuali pretese.
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