Ποιος είναι ο σκοπός της συγκέντρωσης;
Τα έγγραφα αποσκοπούν στο να καταστήσουν αναγνωρίσιμο το κόστος διοδίων που καταβλήθηκε για την εξεταζόμενη περίοδο. Διευκολύνουν την οργανωμένη αρχική καταγραφή. Σημαντικό δεν είναι η όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ποσότητα μη συνδεόμενων αρχείων, αλλά η αναγνώσιμη τάξη.
Γιʼ αυτό ορίστε από την αρχή ποια εταιρεία, ποιος λογαριασμός διοδίων και ποια οχήματα ανήκουν σε μια εκκαθάριση. Σε πολλές εταιρείες ή ομίλους, μια σύντομη λίστα αντιστοίχισης είναι ιδιαίτερα χρήσιμη.
Ασφαλίστε τις πρωτότυπες εκκαθαρίσεις διοδίων και δεδομένα portal
Κέντρο συνιστούν οι πρωτότυπες μηνιαίες εκκαθαρίσεις του αντίστοιχου παρόχου διοδίων. Κατάλληλα είναι αρχεία PDF ή εξαγωγές δεδομένων από το portal. Απλές καταστάσεις καυσίμων ή πιστωτικών καρτών ενδέχεται να είναι ανεπαρκείς για την εξέταση.
Κατεβάστε υπάρχοντα έγγραφα και εξαγωγές όσο το δυνατόν απευθείας από το portal και φυλάξτε τα οργανωμένα. Παλαιότερα έγγραφα ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμα επʼ αόριστον. Ένα ενιαίο όνομα αρχείων, π.χ. ανά μήνα και λογαριασμό διοδίων, αποτελεί πρακτική οργανωτική βοήθεια.
Καθαρή αντιστοίχιση εταιρείας, ομίλου και οχημάτων
Αντιστοιχίστε κάθε έγγραφο στη σωστή εταιρεία. Εάν κεντρικά τμήματα διαχειρίζονται εκκαθαρίσεις για πολλές εταιρείες, πρέπει να είναι αναγνωρίσιμος ο λογαριασμός διοδίων και ποια οχήματα ανήκουν σε ποια μονάδα. Το ίδιο ισχύει για αλλαγές στη δομή της εταιρείας ή του ομίλου.
Χρήσιμη είναι μια συνοδευτική επισκόπηση με εταιρεία, λογαριασμό διοδίων και συσχέτιση οχήματος. Δεν χρειάζεται να περιλαμβάνει νομική αξιολόγηση· απλώς να τεκμηριώνει κατανοητά την επιχειρησιακή αντιστοίχιση.
Απεικόνιση πλήρους εξεταζόμενης περιόδου
Συγκεντρώστε τα έγγραφα για ολόκληρη την εξεταζόμενη περίοδο όσο πιο πλήρως γίνεται. Συγκρίνετε τις διαθέσιμες μηνιαίες εκκαθαρίσεις με τη δική σας μηνιαία λίστα. Έτσι γίνονται νωρίς ορατοί οι ελλείποντες μήνες, οι αλλαγές λογαριασμών ή ασυνήθιστα κενά.
Οι αποδείξεις πληρωμής και οι ετήσιες επισκοπήσεις μπορούν να συμπληρώσουν τα έγγραφα. Ωστόσο δεν αντικαθιστούν τις πρωτότυπες εκκαθαρίσεις διοδίων. Σημειώστε για κάθε ελλείπον έγγραφο εάν είναι δυνατός ο επανακατάλογος από το portal, η εσωτερική αρχειοθέτηση ή μια αίτηση στον πάροχο.
Όταν λείπουν έγγραφα
Τα ελλείποντα έγγραφα δεν πρέπει να αποκρύπτονται. Επισημάνετε ανοιχτά τα κενά και αναφέρετε ποια εκκαθάριση, ποια περίοδος ή ποια αντιστοίχιση παραμένει ανεξήγητη. Αυτό επιτρέπει ρεαλιστική εκτίμηση για το ποια έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν ή να συμπληρωθούν.
Στην αρχική καταγραφή ανήκουν επίσης πληροφορίες για ήδη ανατεθειμένους παρόχους ή προδηλώσεις απαιτήσεων. Αναφέρετε συμβόλαιο και τρέχουσα κατάσταση. Μια προδηλότητα δεν επιβεβαιώνει ούτε την ύπαρξη ούτε την επιδιωξιμότητα μιας απαίτησης.
Επεξεργασία δεδομένων και σαφείς ρόλοι
Η καταχώριση διοδίων στον χώρο δεδομένων παρέχει κοινή βάση εργασίας για δεδομένα εταιρείας και στόλου. Το επεξεργάσιμο πρότυπο Excel είναι διαθέσιμο στο γερμανικό πρωτότυπο. Point Zero Legal υποστηρίζει στην αρχική καταγραφή, συγκέντρωση και έλεγχο πληρότητας των εγγράφων.
Η νομική εξέταση, ο υπολογισμός και η διεκδίκηση πιθανών αξιώσεων γίνονται από τη mandatierte Kanzlei Martin Pfnür. Octagon Capital εξετάζει πιθανή χρηματοδότηση· μόνο μετά από αποδοχή αναλαμβάνει τα συμβατικά καλυμμένα έξοδα διαδικασίας και τον κίνδυνο δικαστικής δαπάνης. Point Zero Legal δεν είναι δικηγορική εταιρεία και δεν παρέχει νομικές συμβουλές.
Λίστα ελέγχου για τον πρώτο φάκελο εγγράφων
- Πρωτότυπες μηνιαίες εκκαθαρίσεις του παρόχου διοδίων σε PDF ή εξαγωγή δεδομένων
- Εξαγωγές portal καθώς και επισκόπηση διαθέσιμων και ελλειπόντων μηνών
- Αντιστοίχιση εταιρείας, ομίλου, λογαριασμού διοδίων και οχημάτων
- Συμπληρωμένη καταχώριση διοδίων με δεδομένα εταιρείας και στόλου από τον χώρο δεδομένων
- Διαθέσιμες αποδείξεις πληρωμής, ετήσιες επισκοπήσεις καθώς και πληροφορίες για ήδη ανατεθειμένους παρόχους ή προδηλώσεις
Συχνές ερωτήσεις για τη βάση εγγράφων
Ποια έγγραφα είναι ιδιαίτερα σημαντικά στην έναρξη;
Σημαντικές είναι οι πρωτότυπες μηνιαίες εκκαθαρίσεις, κατά προτίμηση ως PDF ή εξαγωγή δεδομένων από το portal του αντίστοιχου παρόχου διοδίων. Συμπληρωματικά βοηθά ένα συμπληρωμένο πρότυπο Excel καθώς και η αντιστοίχιση ανά εταιρεία, λογαριασμό διοδίων και όχημα. Αποδείξεις πληρωμής και ετήσιες επισκοπήσεις μπορούν να συμπληρώσουν.
Τι πρέπει να γίνει εάν λείπουν μεμονωμένες εκκαθαρίσεις;
Τεκμηριώστε το κενό και ασφαλίστε τα υπάρχοντα έγγραφα. Ως επόμενος οργανωτικός βήμα ελέγξτε εάν το ελλείπον στοιχείο είναι ανακτήσιμο από το portal ή την εσωτερική αρχειοθέτηση. Στην αρχική καταγραφή το κενό πρέπει να αναφέρεται ανοιχτά· τη σημασία του σε κάθε μεμονωμένη περίπτωση την αξιολογεί η mandatierte Kanzlei.
Ποιος ελέγχει τα έγγραφα, το νόμιμο και τη χρηματοδότηση;
Point Zero Legal αναλαμβάνει αρχική καταγραφή, συγκέντρωση και έλεγχο πληρότητας. Octagon Capital ελέγχει τη χρηματοδότηση και, μετά αποδοχή, αναλαμβάνει τα συμβατικώς καλυπτόμενα έξοδα διαδικασίας και τον κίνδυνο δικαστικής δαπάνης. Η mandatierte Kanzlei Martin Pfnür πραγματοποιεί τη νομική εξέταση, τον υπολογισμό και τη διεκδίκηση πιθανών απαιτήσεων.
Διόδια για φορτηγά από 2023
Καταστάσεις διοδίων, εκκαθαρίσεις και δεδομένα portal: πώς να προετοιμάσετε τα έγγραφα για μια πρώτη εξέταση διοδίων και πώς να επισημάνετε ανοικτά σημεία.
Διόδια για φορτηγά από 2023Προετοιμάστε έγγραφα για μια πρώτη εξέτασηΠεριοχή εγγράφων · PDF