À quoi sert la compilation ?
Les documents doivent rendre le montant des péages payés sur la période considérée traçable. Ils facilitent la prise d'information structurée. Il n'est pas crucial d'avoir une grande quantité de fichiers non reliés, mais d'avoir un classement compréhensible.
Définissez donc dès le départ quelle société, quel compte de péage et quels véhicules appartiennent à une facturation. En cas de plusieurs entreprises ou d'un groupe, une courte liste d'attribution est particulièrement utile.
Conserver les factures originales de péage et les données du portail
Le cœur du dossier est constitué des factures mensuelles originales du prestataire de péage concerné. Sont appropriés les factures au format PDF ou les exports de données depuis le portail. De simples relevés de carburant ou de carte de crédit peuvent être insuffisants pour l'examen.
Téléchargez les documents et exports disponibles directement depuis le portail et conservez-les de manière ordonnée. Les anciennes pièces peuvent ne pas être disponibles indéfiniment. Une dénomination de fichier uniforme, par exemple par mois et compte de péage, est une aide organisationnelle pratique.
Attribuer correctement l'entreprise, le groupe et les véhicules
Attribuez chaque document à la société appropriée. Si des services centraux facturent pour plusieurs sociétés, il doit rester identifiable quels comptes de péage et quels véhicules appartiennent à quelle entité. Cela s'applique également aux changements dans la structure de l'entreprise ou du groupe.
Une vue d'ensemble accompagnante indiquant la société, le compte de péage et l'affectation des véhicules est utile. Elle n'a pas à contenir d'évaluation juridique ; elle doit simplement documenter clairement l'affectation opérationnelle.
Représenter intégralement la période d'examen
Rassemblez les documents pour l'ensemble de la période à examiner autant que possible sans lacunes. Comparez les factures mensuelles disponibles avec votre propre liste mensuelle. Ainsi, les mois manquants, les comptes changeants ou des lacunes inhabituelles deviennent visibles tôt.
Les preuves de paiement et les synthèses annuelles peuvent compléter les documents. Cependant, elles ne remplacent pas les factures originales de péage. Notez pour chaque document manquant si un téléchargement depuis le portail, un dossier interne ou une demande auprès du prestataire est encore possible.
Que faire en cas de documents manquants
Les documents manquants ne doivent pas être dissimulés. Signalez ouvertement les lacunes et indiquez quelle facture, quelle période ou quelle attribution reste non éclaircie. Cela permet une évaluation réaliste des documents qui peuvent être récupérés ou complétés.
Les informations existantes concernant des prestataires déjà mandatés ou des démarches préalables font également partie de l'enregistrement initial. Indiquez le contrat et l'état d'avancement. Une pré-notification ne confirme ni l'existence ni la recevabilité d'une prétention.
Préparation des données et rôles clairement définis
La compilation du péage dans l'espace de données offre une base de travail uniforme pour les données d'entreprise et de flotte. Le modèle Excel modifiable est disponible dans l'original allemand. Point Zero Legal assiste lors de l'accueil initial, de la compilation et du contrôle d'exhaustivité des documents.
L'examen juridique, le calcul et le suivi des éventuelles prétentions sont effectués par le cabinet mandaté Kanzlei Martin Pfnür. Octagon Capital examine une éventuelle prise en charge de financement ; ce n'est qu'après approbation qu'il prend en charge les frais procéduraux couverts contractuellement et le risque de frais de procès. Point Zero Legal n'est pas un cabinet d'avocats et ne fournit pas de conseil juridique.
Liste de contrôle pour le premier dossier documentaire
- Factures mensuelles originales du prestataire de péage au format PDF ou export de données
- Exports de portail ainsi qu'un aperçu des mois disponibles et manquants
- Attribution de la société, du groupe, du compte de péage et des véhicules
- Feuille de péage remplie avec les données d'entreprise et de flotte provenant de l'espace de données
- Preuves de paiement disponibles, synthèses annuelles ainsi que les informations sur les prestataires déjà mandatés ou les pré-notifications
Questions fréquentes sur la base documentaire
Quels documents sont particulièrement importants pour commencer ?
Les factures mensuelles originales sont importantes, idéalement au format PDF ou exportées depuis le portail du prestataire de péage concerné. Une feuille Excel remplie et l'attribution par société, compte de péage et véhicule sont des compléments utiles. Les preuves de paiement et les synthèses annuelles peuvent compléter le dossier.
Que faire si certaines factures manquent ?
Documentez la lacune et conservez les documents disponibles. Comme étape organisationnelle suivante, vérifiez si la pièce manquante est récupérable via le portail ou dans les archives internes. Pour l'enregistrement initial, la lacune doit être indiquée ouvertement ; son importance au cas par cas sera évaluée par le cabinet mandaté.
Qui examine les documents, le droit et le financement ?
Point Zero Legal prend en charge l'accueil initial, la compilation et le contrôle d'exhaustivité. Octagon Capital examine le financement et, après approbation, prend en charge les frais procéduraux couverts contractuellement ainsi que le risque de frais de procès. Le cabinet mandaté Kanzlei Martin Pfnür effectue l'examen juridique, le calcul et le suivi des éventuelles prétentions.
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