Mihin kootun materiaalin tarkoitus on?
Asiakirjojen tarkoituksena on tehdä maksetut maksukulut tarkasteluajanjaksolta jäljitettäviksi. Ne helpottavat jäsenneltyä ensivastaanottoa. Tärkeämpää ei ole mahdollisimman suuri määrä toisistaan erillisiä tiedostoja, vaan selkeä ja jäljitettävä järjestys.
Määrittäkää siksi alusta alkaen, mikä yhtiö, mikä maksutili ja mitkä ajoneuvot kuuluvat yhteen laskelmaan. Useiden yritysten tai konsernin tapauksessa lyhyt kohdistuslista on erityisen hyödyllinen.
Säilytä alkuperäiset maksulaskelmat ja portaalitiedot
Kärkinä ovat kyseisen maksupalveluntarjoajan alkuperäiset kuukausilaskelmat. Soveltuvia ovat PDF-laskelmat tai portaaliesta viedyt tiedostot. Pelkät poltto- tai luottokorttikoosteet voivat olla tarkastusta varten riittämättömiä.
Lataa olemassa olevat asiakirjat ja viennit mieluiten suoraan portaalista ja säilytä ne järjestettyinä. Vanhemmat asiakirjat eivät ole portaaleissa rajattomasti saatavilla. Yhtenäinen tiedostonimenanto, esimerkiksi kuukauden ja maksutilin mukaan, on käytännöllinen organisatorinen apu.
Yritykset, konserni ja ajoneuvot kohdistettava selkeästi
Kohdista jokainen asiakirja oikealle yhtiölle. Jos keskitetyt yksiköt hoitavat useamman yhtiön laskutusta, pitää olla tunnistettavissa, mitkä maksutilit ja ajoneuvot kuuluvat millekin yksikölle. Sama koskee muutoksia yhtiö- tai konsernirakenteessa.
Hyödyllinen on erillinen yhteenveto yhtiöstä, maksutilistä ja ajoneuvokohtaisesta kohdistuksesta. Sen ei tarvitse sisältää oikeudellista arviontia; sen tarkoitus on ainoastaan dokumentoida operatiivinen kohdistus ymmärrettävästi.
Kuvaa tarkastusjakso kokonaisuudessaan
Kokoa asiakirjat koko tarkasteltavalle ajanjaksolle mahdollisimman katkeamattomasti. Vertaa saatavilla olevia kuukausilaskelmia omaan kuukausilistaasi. Näin puuttuvat kuukaudet, vaihtuvat tilit tai poikkeukselliset aukot tulevat varhaisessa vaiheessa näkyviksi.
Maksutositteet ja vuosiyhteenvedot voivat täydentää aineistoa, mutta ne eivät korvaa alkuperäisiä maksulaskelmia. Kirjaa jokaisen puuttuvan dokumentin kohdalle, onko portaalista nouto, sisäinen arkisto tai tiedustelu palveluntarjoajalta vielä mahdollinen.
Kun asiakirjoja puuttuu
Puuttuvia asiakirjoja ei tule sivuuttaa. Merkitkää aukot avoimesti ja kertokaa, mikä laskelma, mikä ajanjakso tai mikä kohdistus on vielä epäselvä. Tämä mahdollistaa realistisen arvion siitä, mitä asiakirjoja voidaan jälkikäteen hankkia tai täydentää.
Myös tiedot jo käytössä olevista toimeksiannoista tai ilmoitetuista vaateista kuuluvat ensivastaanottoon. Mainitkaa sopimus ja nykyinen tila. Esitieto ei vahvista vaateen olemassaoloa tai täytäntöönpantavuutta.
Datan valmistelu ja selkeät roolit
Maksukooste datatilassa tarjoaa yhtenäisen työperustan yritys- ja kalustotiedoille. Muokattava Excel-pohja on saatavilla saksankielisenä alkuperäisenä. Point Zero Legal tukee ensivastaanotossa, kokoamisessa ja asiakirjojen täydellisyystarkastuksessa.
Oikeudellinen tarkastus, laskenta ja mahdollisten vaateiden vaatimus hoidetaan toimeksiannon saaneen asianajotoimiston toimesta. Octagon Capital tarkistaa mahdollisen rahoituksen; vasta myönnytyksen jälkeen se kattaa sopimuksen mukaiset oikeudenkäyntikulut ja prosessiriskiä. Point Zero Legal ei ole asianajotoimisto eikä tarjoa oikeudellista neuvontaa.
Tarkistuslista ensimmäiselle asiakirjakansiolle
- Palveluntarjoajan alkuperäiset kuukausilaskelmat PDF-muodossa tai tiedostovientinä
- Portaaliviennit sekä yhteenveto olemassa olevista ja puuttuvista kuukausista
- Kohdistus yhtiön, konsernin, maksutilin ja ajoneuvojen välillä
- Täytetty maksukooste yritys- ja kalustotiedoilla datatilasta
- Olemassa olevat maksutositteet, vuosiyhteenvedot sekä tiedot jo tilatuista palveluntarjoajista tai ilmoituksista
Usein kysytyt kysymykset asiakirjapohjasta
Mitkä asiakirjat ovat erityisen tärkeitä aloitukseen?
Tärkeimpiä ovat alkuperäiset kuukausilaskelmat, mielellään PDF- tai portaaliesta vietyinä tiedostoina kyseisen maksupalveluntarjoajan portaalista. Täydennyksenä auttaa täytetty Excel-pohja sekä kohdistus yhtiön, maksutilin ja ajoneuvon mukaan. Maksutositteet ja vuosiyhteenvedot voivat täydentää aineistoa.
Mitä tehdä, jos yksittäisiä laskelmia puuttuu?
Dokumentoi aukko ja varmista olemassa olevat asiakirjat. Tarkista organisatorisena seuraavana askeleena, löytyykö puuttuva todiste portaalista tai sisäisestä arkistosta. Ensivastaanotossa aukko tulee nimetä avoimesti; sen merkityksen arvioi toimeksiannon saanut asianajotoimisto.
Kuka tarkastaa asiakirjat, oikeudenmukaisuuden ja rahoituksen?
Point Zero Legal vastaa ensivastaanotosta, kokoamisesta ja täydellisyystarkastuksesta. Octagon Capital tarkistaa rahoituksen ja kattaa myönnytyksen jälkeen sopimuksen mukaiset oikeudenkäyntikulut ja prosessiriskin. Toimeksiannon saanut asianajotoimisto Martin Pfnür suorittaa oikeudellisen tarkastuksen, laskennan ja mahdollisten vaateiden vaatimisprosessin.
Kuorma-autojen tiemaksu vuodesta 2023 alkaen
Maksukoosteet, laskut ja portaalitiedot: näin valmistelet asiakirjat ensimautintarkastusta varten ja merkitset avoimet kohdat.
Kuorma-autojen tiemaksu vuodesta 2023 alkaenValmistele asiakirjat ensitarkastusta vartenAsiakirjaosio · PDF