Wozu dient die Zusammenstellung?
Die Unterlagen sollen den gezahlten Mautaufwand über den betrachteten Zeitraum nachvollziehbar machen. Sie erleichtern die strukturierte Erstaufnahme. Entscheidend ist nicht eine möglichst große Menge unverbundener Dateien, sondern eine nachvollziehbare Ordnung.
Legen Sie deshalb von Beginn an fest, welche Gesellschaft, welches Mautkonto und welche Fahrzeuge zu einer Abrechnung gehören. Bei mehreren Unternehmen oder einer Unternehmensgruppe ist eine kurze Zuordnungsliste besonders hilfreich.
Original-Mautabrechnungen und Portaldaten sichern
Den Kern bilden die Original-Monatsabrechnungen des jeweiligen Mautdienstleisters. Geeignet sind PDF-Abrechnungen oder Datenexporte aus dem Portal. Reine Tank- oder Kreditkartenübersichten können für die Prüfung unzureichend sein.
Laden Sie vorhandene Dokumente und Exporte möglichst direkt aus dem Portal herunter und bewahren Sie sie geordnet auf. Ältere Unterlagen sind dort nicht unbegrenzt verfügbar. Eine einheitliche Dateibenennung, etwa nach Monat und Mautkonto, ist eine praktische organisatorische Hilfe.
Unternehmen, Gruppe und Fahrzeuge sauber zuordnen
Ordnen Sie jede Unterlage der richtigen Gesellschaft zu. Wenn zentrale Stellen für mehrere Gesellschaften abrechnen, sollte erkennbar bleiben, welche Mautkonten und Fahrzeuge zu welcher Einheit gehören. Das gilt ebenso für Veränderungen in der Unternehmens- oder Gruppenstruktur.
Hilfreich ist eine begleitende Übersicht mit Gesellschaft, Mautkonto und Fahrzeugbezug. Sie muss keine rechtliche Bewertung enthalten; sie soll lediglich die betriebliche Zuordnung verständlich dokumentieren.
Den Prüfungszeitraum vollständig abbilden
Stellen Sie die Unterlagen für den gesamten zu betrachtenden Zeitraum möglichst lückenlos zusammen. Vergleichen Sie dazu die vorhandenen Monatsabrechnungen mit einer eigenen Monatsliste. So werden fehlende Monate, wechselnde Konten oder ungewöhnliche Lücken früh sichtbar.
Zahlungsnachweise und Jahresübersichten können die Unterlagen ergänzen. Sie ersetzen die Original-Mautabrechnungen jedoch nicht. Notieren Sie bei jedem fehlenden Dokument, ob ein Portalabruf, eine interne Ablage oder eine Anfrage beim Dienstleister noch möglich ist.
Wenn Unterlagen fehlen
Fehlende Unterlagen sollten nicht verschwiegen werden. Kennzeichnen Sie Lücken offen und teilen Sie mit, welche Abrechnung, welcher Zeitraum oder welche Zuordnung noch ungeklärt ist. Das ermöglicht eine realistische Einschätzung, welche Unterlagen nachbeschafft oder ergänzt werden können.
Auch vorhandene Angaben zu bereits beauftragten Anbietern oder vorangemeldeten Ansprüchen gehören in die Erstaufnahme. Nennen Sie dabei Vertrag und aktuellen Stand. Eine Voranmeldung bestätigt weder das Bestehen noch die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs.
Datenaufbereitung und klare Rollen
Die Maut-Aufstellung im Datenraum bietet eine einheitliche Arbeitsgrundlage für Unternehmens- und Fuhrparkdaten. Die bearbeitbare Excel-Vorlage steht im deutschen Original bereit. Point Zero Legal unterstützt bei Erstaufnahme, Zusammenstellung und Vollständigkeitsprüfung der Unterlagen.
Die rechtliche Prüfung, Berechnung und Verfolgung möglicher Ansprüche erfolgen durch die mandatierte Kanzlei Martin Pfnür. Octagon Capital prüft eine mögliche Finanzierung; erst nach Zusage übernimmt sie die vertraglich gedeckten Verfahrenskosten und das Prozesskostenrisiko. Point Zero Legal ist keine Rechtsanwaltskanzlei und erbringt keine Rechtsberatung.
Checkliste für die erste Unterlagenmappe
- Original-Monatsabrechnungen des Mautdienstleisters als PDF oder Datenexport
- Portalexporte sowie eine Übersicht der vorhandenen und fehlenden Monate
- Zuordnung von Gesellschaft, Unternehmensgruppe, Mautkonto und Fahrzeugen
- Ausgefüllte Maut-Aufstellung mit Unternehmens- und Fuhrparkdaten aus dem Datenraum
- Vorhandene Zahlungsnachweise, Jahresübersichten sowie Angaben zu bereits beauftragten Anbietern oder Voranmeldungen
Häufige Fragen zur Unterlagenbasis
Welche Unterlagen sind für den Start besonders wichtig?
Wichtig sind Original-Monatsabrechnungen, möglichst als PDF oder Datenexport aus dem Portal des jeweiligen Mautdienstleisters. Ergänzend helfen eine ausgefüllte Excel-Vorlage sowie die Zuordnung nach Gesellschaft, Mautkonto und Fahrzeug. Zahlungsnachweise und Jahresübersichten können ergänzen.
Was ist zu tun, wenn einzelne Abrechnungen fehlen?
Dokumentieren Sie die Lücke und sichern Sie vorhandene Unterlagen. Prüfen Sie als organisatorischen nächsten Schritt, ob der fehlende Nachweis im Portal oder in der internen Ablage abrufbar ist. Für die Erstaufnahme sollte die Lücke offen benannt werden; welche Bedeutung sie im Einzelfall hat, beurteilt die mandatierte Kanzlei.
Wer prüft Unterlagen, Recht und Finanzierung?
Point Zero Legal übernimmt Erstaufnahme, Zusammenstellung und Vollständigkeitsprüfung. Octagon Capital prüft die Finanzierung und übernimmt nach Zusage die vertraglich gedeckten Verfahrenskosten und das Prozesskostenrisiko. Die mandatierte Kanzlei Martin Pfnür nimmt die rechtliche Prüfung, Berechnung und Verfolgung möglicher Ansprüche vor.
LKW-Maut-Erstattung
Mautaufstellungen, Abrechnungen und Portaldaten: So bereiten Sie die Unterlagen für eine erste Mautprüfung vor und kennzeichnen offene Punkte.
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